Email merupakan medium komunikasi yang begitu penting di masa kini yang digunakan untuk menghantar serta menerima mesej secara elektronik. Pengguna boleh menghantar serta menerima dokumen yang mengandungi teks, grafik, video, audio, animasi dan sebagainya hanya menggunakan emel. Dokumen yang dihantar juga boleh disimpan, diformat semula atau diubahsuai dengan hanya menggunakan perisian yang tersedia di dalam komputer. 

Penggunaan emel turut diterima dan digunapakai dalam urusan rasmi yang boleh mengurangkan penggunaan kertas di era globalisasi ini. Malah, ia dilihat sebagai salah satu pilihan utama dalam memudahkan urusan harian di pejabat. Proses membuat atau mencipta akaun emel yang baru adalah sangat mudah dan hanya perlu melakukan beberapa langkah ringkas sahaja. Penyedia emel yang paling popular di abad ini adalah Gmail, Yahoo dan Hotmail. Namun, yang sering menjadi pilihan ramai adalah akaun Gmail yang menawarkan lebih banyak kemudahan. Akaun emel yang didaftarkan bukan sahaja digunakan untuk menghantar serta menerima emel, namun ia turut digunakan untuk aktiviti maya yang lain seperti Youtube, Google Drive, Google Play dan lain – lain.

Bagi yang belum memiliki atau mencipta akaun emel, berikut disertakan langkah – langkah membuat emel baru menggunakan Gmail.

Cara membuat emel Gmail

• Layari laman web Google mail di https://mail.google.com
• Masukkan First Name dan Last Name anda di ruangan yang disediakan
• Masukkan Username anda untuk dijadikan alamat emel
• Masukkan kata laluan anda dan masukkan sekali lagi kata laluan di ruangan Confirm
• Tekan butang Next
• Masukkan nombor telefon anda sebagai pengesahan akaun dan tekan butang Next. Google akan menghantar SMS sebagai pengesahan
• Masukkan kod pengesahan yang diterima melalui SMS dan tekan butang Verify
• Masukkan tarikh lahir anda serta jantina
• Tekan butang Next
• Anda akan ditanya samada untuk memasukkan nombor telefon anda untuk menyertai Google services. Jika tidak berminat, klik butang Skip dan jika ingin menyertainya, klik butang Yes,  I’m in.
• Klik butang I agree sekiranya bersetuju dengan Terma dan Syarat yang ditetapkan oleh pihak Google
• Anda telah berjaya mencipta akaun emel Gmail yang baru
• Anda boleh mula menggunakan emel baru ini dengan memuat naik gambar profil atau mula menghantar emel kepada rakan dan taulan

Cara menghantar email

• Login ke akaun Gmail anda dengan memasukkan username dan password
• Klik butang Compose
• Satu paparan kosong akan dipaparkan
• Masukkan alamat emel penerima dan tajuk emel
• Anda boleh mula menaip isi kandungan emel
• Sekiranya ada dokumen yang ingin disertakan, klik butang Attachment
• Setelah selesai menaip kandungan emel, tekan butang Send
• Emel secara automatik akan dihantar ke alamat emel penerima

Kelebihan menggunakan emel

Terdapat beberapa kelebihan menggunakan emel dalam urusan harian seperti :

• Ekonomi

Lebih menjimatkan kerana tidak perlu menghantar surat / dokumen yang memerlukan perkhidmatan pengeposan yang tidak ekonomik. Harga pengeposan adalah berdasarkan berat yang dilihat tidak praktikal. Jika menggunakan emel pengguna hanya perlu mengeluarkan kos minima untuk perkhidmatan internet.

• Pantas

Masa penghantaran dan penerimaan adalah sangat pantas dan tiada kelewatan berlaku sekiranya talian internet stabil. Emel boleh dihantar ke serata dunia tanpa perlu caj tambahan berbanding menggunakan perkhidmatan pengeposan surat yang mungkin mengambil masa berhari – hari atau berminggu.

• Cekap

Fail atau dokumen boleh dihantar dalam kapasiti tertentu secara serentak kepada ramai penerima.

• Keselamatan

Penggunaan kata laluan yang hanya boleh dibuka oleh pemilik akaun emel menghalang individu yang tidak berkenaan membaca emel yang bukan hak milik mereka. Emel adalah dokumen rahsia yang hanya boleh dibuka dan dibaca oleh pemilik akaun sahaja.

• Multimedia

Pengguna boleh menerima pelbagai jenis emel yang terdiri dari grafik, audio, video dan sebagainya berbanding penggunaan medium tradisi.

Emel sememangnya sangat penting dalam urusan harian pada hari ini baik di sektor awam mahupun swasta. Pengurangan penggunaan kertas dalam urusan harian dapat mengurangkan penebangan pokok, dapat memelihara alam sekitar dan hutan di negara ini.